-->
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang
sangat berperan penting dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan
efesien.
Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa mengoptimalkan efesiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasisebuah perusahaan.
Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa mengoptimalkan efesiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasisebuah perusahaan.
Dewasa ini, prinsip pengorganisasian, yang digunakan manajer berasal
dari berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun
terakhir. Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yang berguna
dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian.
Sehingga keorganisasian perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari
Tahun ke tahun. Hal tersebut terjadi karena banyaknya civitas muda yang semakin
berkembang.
Dalam hal ini akan lebih lanjut diperinci dengan prinsip-prinsip
organisasi, struktur organisasi, merancang menganalisis dan mendeskripsikan
pekerjaan, serta sekretaris atau kesekretariatan. Yang semuanya itu sangat
urgen sekali dalam pembahasan organisasi perkantoran. Dan selanjutnya
untuk lebih jelasnya akan dibahas di bab berikutnya.
1.1 Rumusan
Masalah
Bertitik-tolak dari latar belakang, adapun yang menjadi rumusan masalah
adalah sebagai berikut:
a. Apa pengertian Organisasi dan Perkantoran?
b. Sebutkan dan jelaskan Prinsip Organisasi?
c. Sebutkan dan jelaskan Struktur Organisasi?
d.
Jelaskan
Bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan pekerjaan?
e.
Apa Peran
Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Orgaisasi?
1.2 Tujuan
a. Menjelaskan Pengertian Organisasi dan Perkantoran
b. Menjelaskan Tentang Prinsip Organisasi
c. Menjelaskan Tentang Struktur Organisasi
d.
Menjelaskan
Bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan Pekerjaan
e.
Menjelaskan
Tentang Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Orgaisasi
1.3 Manfaat
·
Secara teoritis : memberikan sumbangan pengetahuan tentang organisasi perkantoran dalam
pembentukan calon bisnisman yang memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas.
·
Secara praktis :
a. Mengetahui Defenisi Organisasi dan Perkantoran
b. Mengetahui Prinsip Organisasi
c. Mengetahui Struktur Organisasi
d.
Mengerti
Bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan pekerjaan
e.
Mengetahui
Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Orgaisasi
BAB II
PEMBAHASAN
2. Pengertian
Organisasi dan Perkantoran
Ada banyak macam organisasi dan banyak pula rumusan tentang pengertian
“organisasi”. Namun, secara sederhana dapat dikatakan bahwa organisasi
adalah suatu system kerja sama di antara sekelompok orang demi mencapai
tujuan yang disepakati bersama.
Tapi ada pengertian lain tentang organisasi Sedangkan Matthias Aroef
mengemukakan bahwa suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang
bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuannya. Sejalan dengan itu Pfiffiner dan
Sherwood memberikan definisi organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara
dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim
dan terikat dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan
yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah
ditetapkan semula secara sistematis.
Definisi Kantor: Kantor (dari bahasa Belanda kantoor) adalah
sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang
dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil
maupun bangunan bertingkat
tinggi. Kantor sering dibagi kepada dua jenis; kantor yang terbesar dan
terpenting biasanya dijadikan kantor pusat, sedangkan kantor-kantor
lainnya dinamakan kantor cabang.
2.1 Prinsip
Organisasi
Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan
atau organisasi. Prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan sumber
daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan keuangan. Menurut Robbons
(2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001), ada 6 prinsip yang harus
diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:
1.
Spesialisasi
Pekerjaan
Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana derajat dalam organisasi
dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi terkenal setelah pada
awal abad 20 Henry Ford berhasil mengimplementasikan spesialisasi pada assembly
line ford model T dan menjadi best seller pada masanya. Melalui pembagian tugas
yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai, sehingga ford dapat
menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen mobil lain. Sejak
saat itu, spesialisasi menjadi standar bagi dunia industry di seluruh dunia,
terutama pekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah.
Pengulangan tugas yang serupa dengan rentang waktu yang lama akan
meningkatkan tingkat produktifitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun di
sisi lain, hal ini juga akan meningkatkan rasa bosan, stress, kualitas
pekerjaan rendah, meningkatnya tingkat mangkir dari kerja. Jika dikalkulasi,
hal tersebut akan mereduksi manfaat yang dijanjikan dari penerapan spesialisasi
pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan kesempatan
untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau menempatkannya dalam
sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dapat meningkatkan
produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan.
Dari dua hal tersebut di atas, seorang manajer administrasi harus dapat
menentukan pekerjaan mana yang harus dispesialisasi dalam rentang waktu yang
ditetapkan, untuk menghindari dampak negatif dari penerapan spesialisasi
pekerjaan.
2.
Departementalisasi
Unsur ini merupakan dampak dari spesialisasi pekerjaan, dengan
mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi
administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan pada devisi
keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan dapat
digabungkan dengan departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan
untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan.
Lebih lanjut, tugas dapat dikelompokkan berdasarkan produk yang dihasilkan
perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang
berkaitan dengan makanan instan (Indomie, Supermie, Sarimie, ataupun Kecap
Bangau) dalam PT. Indofood Sukses Makmur. Hal ini meningkatkan akuntabilitas
pada kinerja sebuah produk, karena aktifitas yang berkaitan dengan produk yang
serupa (makanan) di bawah koordinasi perusahaan atau manajer yang sama.
Kategori lain dalam departementalisasi adalah kategori wilayah atau
geografi. Perusahaan yang mempunyai target market regional, nasional, maupun
internasional biasanya memiih jenis ini. Microsoft dan perusahaan multinasional
yang lain biasanya menempatkan seorang country manager yang bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di suatu negara. Kategori lain
adalah berdasar pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat
dilihat dari sebuah bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdasarkan
banyak sedikitnya uang yang ditempatkan. Nasabah eksklusif yang tabungannya di
atas 1 millyar rupiah harus berbeda dengan nasabah yang tabungannya di bawah 50
juta.
Dari penjelasan di atas, organisasi di lapangan sangat jarang
menggunakan 1 kategori, minimal 2 kategori digunakan dalam pengorganisasian
operasi perusahaan.
3.
Rantai
Komando
Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan
dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan “kepada siapa saya
harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya harus berkonsultasi jika terdapat
masalah dalam pekerjaan?”. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan rantai
komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah. Menurut Robbins (2003), otoritas
merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan
mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalani. Untuk menjaga agar
dapat dijalankan, perlu kesatuan perintah yang mensyaratkan idealnya seseorang
hanya mempunyai seorang atasan. Di mana dia dapat melaporkan dan mempertanggung
jawabkan hasil pekerjaannya.
Namun, seiring dengan berkembangnya tegnologi, prinsip rantai komando,
otorias dengan kesatuan perintahnya menjadi kurang relevan. Staf dapat
menggunakan email untuk berkomunikasi dengan CEO atau direktur yang lain tanpa
melalui supervisornya. Di sisi lain ada tuntutan agar staf lebih mandiri dalam
pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadikan konsep tim cukup relevan dan
diimplementasikan di sebagian besar organisasi. Untuk organisasi semacam
militer ataupun organisasi pemerintahan, unsur rantai komando masih menjadi
standar dalam penyusunan struktur organisasi.
4.
Rentang
Pengawasan
Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola
secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Ada dua isu strategis yang
bekaitan dengan unsur ini, yaitu apakah menggunakan rentang pengawasan yang besar
(dalam struktur organisasi vertikal) atau lebar (dalam struktur organisasi
horizontal). Siekman (2000) menyebutkan bahwa dengan menggunakan rentang
pengawasan yang besar akan menjadikan manajer dapat mengawasi bawahannya lebih
dekat, dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan rentang pengawasan
yang lebar. Namun Robbins (2003) berargumen bahwa hal tersebut akan
meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manajer atau supervisor dan
membuat pengambilan kepputusan berjalan lambat. Hal tersebut membuat rentang
pengawasan yang lebar menjadi lebih banyak diimplementasikan diberbagai
organisasi (Hammer dan Champy; 1993) dengan manfaat fleksibilitas yang
meningkat serta dapat memberdayakan karyawan melalui kemandirian yang
diberikannya.
5.
Sentralisasi
dan Desentralisasi
Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan
dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pemimpin atau
kantor pusat, dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan
sentralisasi dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins (2003)
mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat di mana pembuatan keputusan
dipusatkan pada beberapa jabatan di perusahaan. Menurut Gomez Mejia, Balkin,
dan Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan
wewenang dalam pengambilan keputusan dari kantor pusat kepada orang yang
berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan
menggunakan desentralisasi, tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam
menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan
menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini
tren penggunaan desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas.
Hal inilah yang mendasari penerbitan Undang Undang Otonomi Daerah Nomor 25
tahun 1999, karena pemerintah Republik Indonesia menyadari bahwa pemerintah
daerah lebih dekat dengan permasalahan daerahnya masing-masing yang tentunya
memahami dan mengetahui lebih baik kondisi daerahnya dibandingkan pemerintah
pusat.
6.
Formalisasi
Unsur ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji dkk (2004) sebagai dokumen
tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan
dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika
pekerjaan yang ada sudah diformalisasikan, akan diketahui pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara
menyelesaikannya. Biasanya hal ini lebih tepat diterapkan dalam organisasi yang
telah mapan, namun untuk organisasi yang mengedepankan inovasi dan kreatifitas
sebagai standart ukurannya, biasanya tidak memformalisasikan pekerjaannya
terutama untuk karyawan R&D nya. Namun untuk staf administrasi dengan jenis
pekerjaan yang relatif berulang-ulang, formalisasi akan diterapkan sebagai alat
kontrol atas penerapan administrasi yang baik.
2.2 Struktur
Organisasi
Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan
pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di
dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini menciptakan
struktur organisasi. Dengan kata lain, struktur organisasi adalah susunan dan
hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi
kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam
struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin dan beberapa bawahan.
Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan
beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur yang lebih rumit.
Satu struktur oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan
kaitkan satu sama lain. Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga
menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi.
Struktur organisasi yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas
yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau
anggotanya silih berganti.
Struktur organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang
penting, yaknispesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda
pula tugas dan tangung jawabnya),standardisasi (perlu ada suatu
prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu),koordinasi (perlu
ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme
pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang pada stu
pimpinan pusat (sentralisasi) atau dengan pembagian wewenang tertentu kepada
tiap-tiap bagian (desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan
jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan).
Dibawah ini akan dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi,
struktur modern dan organisasi informal dalam perusahaan.
1.
Departementasi
Pembahasan mengenai struktur organisasi berdasarkan departementasi akan
dibagi dalam tiga bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan dalam
dunia perusahaan bisnis.
Fungsional paling banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-perusahaan
menengah kebawah. Kata lain dari struktur organisasi fungsional adalah
organisasi lini dan staf. Dibawah akan dibahas tentang struktur organisasi
lini, staf dan lini-staf:
a.
Organisasi Garis
Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang paling
sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang tercantum
didalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Dalam organisasi ini
presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut produksi,
penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak digunakan pada
perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi
berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi
tradisional atau klasik.
Kelebihan struktur garis. Karyawan
lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya,
karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini juga
menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak ada
halangan birokrasi.
Kekurangan struktur garis. Kekurangan
terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi
yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks. Hal
ini menjadikan manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri
karena tidak adanya staf tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa
tugas harus didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan
pengganti personel manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas
karyawan yang terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman
yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial.
Gambar: Bentuk organisasi Garis
b.
Organisasi
Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini,
dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat
teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan
bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini.
Kelebihan struktur garis (lini) dan staf. Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis
terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi,
manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang
berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat
lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk
melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum.
Tentunya hal ini akan sulit kita jumpai pada struktur garis yang murni. Dan
sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis.
Kekurangan struktur garis dan staf. Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah.
Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali karyawan posisi
garis menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita temukan fenomena
karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis. Hal ini mengakibatkan beberapa
manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang menghalangi perkembangan
hubungan kerja antara posisi garis dan staf.
Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur dibagi
kepada beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik, dsb).
Tetapi mereka tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul tanggung jawab
keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang disederhanakan
dapat dilihat dari gambar diatas.
Gambar:
Struktur Garis Dan Staf
c.
Struktur
Produk
Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada beberapa produk,
baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali, maka perusahaan
tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap struktur
organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan struktur
organisasi fungsional.
Kelebihan struktur produk. Struktur
ini memungkinkan beberapa devisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang
dianggap baik untuk mereka. Katika struktur alternative digunakan seperti garis
dan staf, proses dan prosedur akan terstandardisasi dalam keseluruhan
perusahaan. Adapun aktivitas yang lain dapat di koordinasikan tersendiri oleh
tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari kantor pusat.
Kekurangan struktur produk. Dengan
dimungkinkannya tiap devisi untuk berjalan dengan cara masing-masing
dibandingkan struktur lain, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa
devisi dalam mencapai tujuan perusahaan. Lebih jauh, masalah yang dihadapi oleh
beberapa devisi mungkin akan dirasakan perusahaan secara keseluruhan.
d.
Struktur
Komite
Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah
satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada
kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial, dimana yang
lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini cocok
digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan sebelumnya.
Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus berjalan, struktur
komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya.
Kelebihan struktur komite.
Rekomendasi yang diberikan komite kadang kala diterima lebih baik dari pada
yang dibuat oleh individu atau bawahan yang terdapat dalam wewenang
garis. Hal ini mungkin disebabkan conflict of interest dari
anggota komite dapat dikatakan lebih minim dibandingkan “orang dalam”
organisasi. Sebagai tambahan, pandangan yang luas dan beragam dari anggota
komite memperluas rekomendasi mereka dan meningkatkan penerimaan dari yang
lain, sehingga meningkatkan validitas rekomendasi tersebut. Penggunaan struktur
komite juga mengurangi resiko membuat keputusan yang salah.
Kekurangan struktur komite. komite
sring kali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan
baik. Tidak semua komite sama produktifnya. Khususnya yang di dominasi oleh
beberapa individu.
e.
Organisasi
Matrik
Organisasi
matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di
mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang
mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan pemasaran
dikumpulkan lagi menjadi satu untuk sualu proyek yang harus diselesaikan.
Struktur Organisasi Matrix
Sumber : Samuel C. Certo & J.Paul Peter,
Strategic Management, McGraw-Hill, 1990, p.125.
Sebagaimana struktur-struktur
organisasi lainnya, struktur organisasi matriks juga mempunyai berbagai
kelebihan dan kekurangan. Kelebihan struktur
organisasi matriks antara lain
adalah:
·
Sesuai untuk beban kerja yang fluktuatif
·
Tujuan proyek menjadi lebih jelas
·
Memungkinkan untuk merespon pada beberapa sektor lingkungan secara
serentak
·
Banyak jalur untuk melakukan komunikasi
·
Pekerjaan dapat dipahami secara lebih jelas
Adapun kelemahan struktur organisasi matriks antara lain:
- Strukturnya sangat rumit
- Biaya relatif tinggi
- Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan
- Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda
sehingga memerlukan koordinasi kuat
2.3 Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsiakan
Pekerjaan
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai
proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk
melakukan sebuah pekerjaan. Ada 3 hal penting yang berpengaruh dalam merancang
sebuah pekerjaan, yaitu analisis alur kerja yang mendeskripsikan bagaimana
sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya akan
dilanjutkan oleh pekerjaaan lainnya. Yang kedua adalah strategi bisnis yang di
ambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi
tersebut.
Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan:
- Penyederhanaan
pekerjaan, asumsi ini didasari bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi
lebih sederhana.
- Pemekaran
pekerjaaan, pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace dilakukan dengan
memekarkan sebuah pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
- Perotasian
pekerjaan. Pendekatan ini dimungkinkan untuk merotasi karyawan di antara
pekerjaan yang ada tanpa mengubah sebuah alur pekerjaaan.
- Memperkaya
pekerjaan, pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih
menarik dan menantang bagi seorang karyawan.
- Desain
pekerjaan berdasarkan Tim, pendekatan ini dilakukan dengan memberi
wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.
Setelah pekerjaan tersebut di rancang, rencana berikutnya adalah
analisis pekerjaan yang merupakan pengumpulan informasi yang digunakan dalam
membuat suatu keputusan tentang pekerjaan. Hal tersebut dilakukan dengan
mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.
Dan biasanya dalam melakukan sebuah analisi pekerjaan itu diahjukan beberapa
pertanyaan yang diperlukan.
Sedangkan langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah
diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke
dalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan, ada 2
jenis diskripsi pekerjaan:
- Deskripsi
pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban,
dan tanggung jawab dari pekerjaan.
- Deskripsi
pekerjaan secara umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas,
kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan.
2.4 Sekretaris dan kesekretariatan
Salah satu devisi atau posisi yang selalu terdapat dalam oragnisasi yang
berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan kesekretariatan. Peran
seorang sekretaris tidak lagi hanya sebagai pelaksana administrasi namun
semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat penting dalam menunjang
keberhasilan seorang pemimpin dalam tugas administrasi dan manejerial, dan kadan
di kantor juga sebagai pusat informasi.
Sekretaris menurut Webster adalah seorang pegawai yang yang memelihara
warkat, melakukan kospondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga
pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai
suatu departemen pemerintahan.
Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek yaitu:
- Berdasarkan
luas lingkup tanggung jawab:
- Sekretaris
organisasi, seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi
maupun instansi pemerintah.
- Sekretaris
pribadi, seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas
administrasi.
- Berdasarkan
kemampuan dan pengalaman kerja:
- Sekretaris
Yunior, yaitu sekretaris yang baru bekerja sebagai sekretaris di suatu
organisasi.
- Sekretaris
Senior, yaitu sekretaris yang mempunyai kemampuan dan pengalaman yang
memadai dalam kapasitasnya sebagai sekretaris.
- Berdasarkan
spesialisasi: di samping memiliki kemampuan sebagai seorang sekretaris,
mereka mempunyai keahlian tertentu yang dibutuhkan suatu organisasi.
Menurut
Sutarto, pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam 5 bagian:
- Tugas
perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima intruksi dari
pemimipin, menangani surat-surat masuk dan keluar, membuat konsep surat
yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat
rutin.
- Tugas
resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu denag pemimpin,
mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, menyusun
prioritas acara kerja sehari-hari.
- Tugas
keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan, misalnya
penyimpangan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan
sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan,
dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena tugas dari bagian
keuangan), menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan
menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
- Tugas
Sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan
rapat untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya,
menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa terhadap relasi atas nama
pimpinan.
- Tugas
insidentill, diantaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan,
pidato, atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa seminar
bila pimpinan berhalangan
Ada 3 tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam
pekerjaannya.
- Dependance,
pada tahap awal seorang sekretaris memiliki tingkat ketergantungan yang
tinggi pada rekan kerja maupun pimpinannya.
- Independence,
seiring dengan Adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap ruang lingkup
pekerjaannya, sekretaris semakin mampu memahami dan melaksanakan tugasnya.
- Interpendence,
pada tahap ini sekretaris sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja
yang lebih konstrutif dengan merasa ikut memiliki perusahaan, memahami
segala sesuatu yang menyangkut kepentingan perusahaan, dan menjalin
keterikatan kerja dengan bagian lain.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Organisasi adalah suatu system kerja sama di antara sekelompok orang demi mencapai tujuan
yang disepakati bersama. Kantor (dari bahasa Belanda kantoor) adalah
sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang
dijalankan secara rutin.
Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi
suatu perusahaan atau organisasi yang meliputi Spesialisasi Pekerjaan Departementalisasi,
Rantai
Komando, Rentang Pengawasan, Sentralisasi
dan Desentralisasi, dan Formalisasi
Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik,
maka diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap
orang di dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini
menciptakan struktur organisasi. struktur modern dan organisasi informal dalam
perusahaan yang meliputi Departementasi,
Organisasi Garis, Organisasi
Lini dan Staf, Struktur Produk,
Struktur Komite, dan Organisasi
Matrik.
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia,
dkk (2004) sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang
diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan dan salah satu devisi atau posisi
yang selalu terdapat dalam oragnisasi yang berkaitan dengan administrasi adalah
sekretaris dan kesekretariatan.
3.2
Saran
·
Sebelum
memasuki dunia perkantoran sebaiknya meengetahui terlebih dahulu segala yang berkaitan
dengan dunia kantor
·
Agar suatu
system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas,
kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalam sebuah organisasi
·
Prinsip
organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan atau organisasi.
Karena prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan sumber daya
perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan keuanga
DAFTAR PUSTAKA
·
Badri Munir Sukoco.2007."Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern”.
Jakarta:ERLANGGA.
MSCB | Casino and Hotel Tickets - JamBase
BalasHapusBuy MSCB | 안동 출장안마 Casino and Hotel 목포 출장마사지 tickets online. 화성 출장샵 Find MSCB events, entertainment, dining and more 김천 출장안마 at 울산광역 출장샵 JamBase.com.